Giá trị thực là chọn một phần mềm kế toán hợp công việc kinh doanh và cách khai báo của bạn và bạn có thể tiếp tục dùng — hoàn tiền đăng ký chỉ là phần thưởng

Tích điểm từ phần mềm kế toán: "Chọn phần mềm phù hợp mà bạn thực sự sẽ tiếp tục dùng, rồi đăng ký qua cổng" — đó là tất cả

Với người làm tự do và chủ doanh nghiệp cá thể tại Nhật, phần mềm kế toán là nền tảng để khai thuế hàng năm và ghi sổ hàng ngày. Phần mềm kế toán đám mây như freee, Money Forward Cloud, Yayoi Cloud đôi khi có ưu đãi đăng ký miễn phí hoặc ký hợp đồng gói trả phí trên các trang tích điểm, và trả phí tháng hoặc năm bằng phương thức hoàn tiền sẽ càng có lợi hơn.

Nhưng khi tích điểm với phần mềm kế toán, có một điều quan trọng hơn điểm cần xem xét trước: chọn một phần mềm phù hợp cách khai báo (khai lam hay khai trắng), quy mô kinh doanh, và khả năng ghi sổ của bạn, mà bạn có thể tiếp tục dùng mỗi năm mà không bị áp lực. Ký hợp đồng phần mềm không phù hợp chỉ vì hoàn tiền sẽ khiến bạn khó nhập liệu, rồi phải chuyển sang phần mềm khác giữa chừng — hoặc bỏ hẳn. Bài này đề cập các vấn đề đặc thù của phần mềm kế toán — đám mây vs cài đặt, hỗ trợ khai lam/khai trắng, trục so sánh ba phần mềm lớn, điểm cần xác nhận trong dùng thử miễn phí, và cách nhận hoàn tiền từ đi qua cổng và thanh toán. Cách khai thuế xem bài cách khai thuế; về người làm tự do nói chung xem bài tự do/chủ doanh nghiệp cá thể; phân biệt với app hộ gia đình xem bài app hộ gia đình.

Đám mây vs cài đặt: loại nào phù hợp hơn với người làm tự do?

Phần mềm kế toán được chia thành "loại đám mây" và "loại cài đặt," với đặc điểm rất khác nhau. Các ưu đãi trên trang tích điểm hiện tập trung hầu như hoàn toàn vào loại đám mây, nhưng điều quan trọng là trước tiên hãy làm rõ loại nào phù hợp với bạn.

Với người làm tự do và chủ doanh nghiệp cá thể muốn giảm nhập liệu thủ công bằng cách tự động nhập từ tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng, loại đám mây phù hợp hơn. Các ưu đãi trên trang tích điểm cũng tập trung vào loại đám mây. Tuy nhiên, loại đám mây có chi phí đăng ký tháng hoặc năm liên tục, nên khả năng duy trì phí cũng là tiêu chí lựa chọn. Loại cài đặt có chi phí ban đầu lớn hơn, nhưng nếu tính năng và trải nghiệm dùng phù hợp, chi phí vận hành lâu dài có thể thấp hơn. Chọn loại nào nên dựa trên cách bạn làm việc, không phải dựa vào mức hoàn tiền qua cổng.

Phần mềm kế toán không chỉ dành cho người làm tự do và hộ kinh doanh cá thể. Khi một nhân viên công ty làm việc phụ và cần khai thuế, quản lý thu nhập và chi phí của việc phụ bằng phần mềm kế toán đám mây giúp việc tổng hợp vào mùa khai thuế dễ hơn nhiều. Trong các trường hợp cần ghi thu nhập kinh doanh hay thu nhập khác riêng với thu nhập lương, loại đám mây dễ nhập ngay cả giữa các việc của công việc chính thì hợp. Khi việc phụ còn nhỏ, một app quản lý tài chính hay gói miễn phí có thể đủ, và việc có cần khai và phân loại thu nhập tùy tình huống của bạn, nên hãy xác nhận với cơ quan thuế hoặc chuyên gia nếu phân vân. Về khai thuế và tích điểm liên quan đến việc phụ của nhân viên công ty nói chung, xem thêm bài nhân viên·việc phụ. Sắp xếp ngay từ đầu sẽ liên kết tài khoản hay thẻ nào — công việc chính hay việc phụ — giúp việc nhập liệu không bị lẫn lộn.

Khai lam hay khai trắng: cách khai báo quyết định yêu cầu đối với phần mềm

Trước khi chọn phần mềm kế toán, điều cực kỳ quan trọng là xác nhận mình đang nộp tờ khai màu xanh (khai lam) hay tờ khai trắng (khai trắng). Các tính năng bạn cần từ phần mềm khác nhau đáng kể tùy phương pháp khai báo.

• Nếu bạn dùng hoặc có kế hoạch dùng khai lam (khấu trừ 65.000 yên): Cần ghi sổ bằng phương pháp bút toán kép, và phải lập báo cáo tài chính khai lam (bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh). Bạn cần chọn phần mềm kế toán hỗ trợ những điều này. freee, Money Forward Cloud Kakutei Shinkoku, và Yayoi đều hỗ trợ khấu trừ khai lam 65.000 yên, nhưng phương thức nhập bút toán kép và độ chính xác của tự động ghi sổ khác nhau theo phần mềm. Quan trọng là thực sự thử nghiệm trong thời gian dùng thử miễn phí.
• Nếu bạn nộp khai trắng: Ghi sổ đơn (bảng phân tích thu chi) là đủ, và yêu cầu đối với phần mềm đơn giản hơn. Tuy nhiên, ngay cả người nộp khai trắng cũng có nghĩa vụ ghi sổ, vì vậy bạn vẫn cần các tính năng để quản lý thu nhập và chi phí. Nếu có kế hoạch chuyển sang khai lam trong tương lai, bắt đầu với phần mềm hỗ trợ khai lam ngay từ đầu sẽ tiết kiệm công sức di chuyển dữ liệu.
• Chế độ hóa đơn đủ điều kiện (Doanh nghiệp phát hành hóa đơn đủ điều kiện): Nếu bạn là doanh nghiệp chịu thuế tiêu thụ hoặc Doanh nghiệp phát hành hóa đơn đủ điều kiện, bạn cần chọn phần mềm hỗ trợ chế độ hóa đơn đủ điều kiện (phát hành và lưu trữ hóa đơn đủ điều kiện). Điều này không áp dụng cho doanh nghiệp miễn thuế, nhưng hãy kiểm tra dựa trên kế hoạch kinh doanh tương lai của bạn.

freee · Money Forward · Yayoi: trục so sánh ba phần mềm lớn

Ba phần mềm kế toán đám mây lớn dành cho người làm tự do và chủ doanh nghiệp cá thể có triết lý thiết kế và nhóm người dùng phù hợp khác nhau. Phí thay đổi theo thời gian — hãy kiểm tra giá hiện tại tại trang chính thức của từng sản phẩm. Ở đây chúng tôi tổ chức các trục so sánh về tính năng và đặc điểm.

Không có sản phẩm nào khách quan tốt hơn — bạn cần chọn dựa trên mức độ kinh nghiệm kế toán của mình, ngân hàng/thẻ bạn muốn liên kết, nhu cầu về dịch vụ hỗ trợ, và triển vọng quy mô kinh doanh trong tương lai. Cách tốt nhất là thử qua dùng thử miễn phí và kiểm tra việc nhập liệu thực tế. Ngoài ra, tỷ lệ hoàn tiền của ưu đãi trang tích điểm thay đổi theo phần mềm và thời gian — kiểm tra mới nhất tại Pointnavi. Để biết chi tiết về selfback (nhận hoàn tiền bằng cách tự đăng ký), bài selfback cũng là tài liệu tham khảo hữu ích.

Phần mềm nào hợp cũng thay đổi theo hình thức kinh doanh của bạn. Ví dụ, nếu bạn vận hành một cửa hàng online, doanh thu có nhiều đường nhận tiền (sàn, đại lý thanh toán, v.v.) và số giao dịch dễ tăng, nên phần mềm có độ liên kết và độ chính xác ghi sổ tự động cao giúp tổng hợp dễ hơn. Các chức năng cần (quản lý kho, xuất hóa đơn, loại chi phí) cũng khác giữa bán hàng có kho và dịch vụ/nhận khoán không kho. Viết ra loại giao dịch nào doanh nghiệp bạn xử lý nhiều, rồi xác nhận trong bản dùng thử miễn phí rằng phần mềm xử lý tốt các giao dịch đó, là cách chắc chắn. Về chuẩn bị quanh việc mở cửa hàng online nói chung, xem thêm bài mở cửa hàng online. Ưu tiên các chức năng hợp với hình thức kinh doanh, và lấy hoàn điểm giới thiệu trên nền đó — đó là thứ tự.

5 điều cần xác nhận trong thời gian dùng thử miễn phí

Tất cả các phần mềm kế toán lớn đều cung cấp thời gian dùng thử miễn phí. Sử dụng thời gian này để xác định "có thể tiếp tục dùng hay không" là cốt lõi của việc chọn phần mềm. Đây là các điểm chính cần kiểm tra trong thời gian dùng thử miễn phí.

1. ① Liên kết tự động ngân hàng/thẻ có thực sự hoạt động không?Kiểm tra xem ngân hàng và thẻ tín dụng bạn chủ yếu dùng có trong danh sách liên kết không. Càng nhiều tài khoản và thẻ không thể liên kết, càng phải nhập thủ công nhiều. Độ chính xác liên kết có thể khác nhau theo tổ chức tài chính, vì vậy việc thử nghiệm thực tế là điều cần thiết.
2. ② Độ chính xác tự động ghi sổ và mức độ dễ sửa lỗiKiểm tra các giao dịch được liên kết tự động ghi vào danh mục tài khoản nào. Ban đầu thường có nhiều lỗi ghi sổ — xem liệu chúng có dễ sửa không và liệu tính năng học tập có cải thiện độ chính xác không. Mức độ dễ dàng sửa lỗi ghi sổ ảnh hưởng trực tiếp đến việc bạn có tiếp tục dùng không.
3. ③ Quy trình hoàn thành tài liệu khai lamThử xem có thể tiến hành tạo tờ khai thuế mà không bị lạc không. Nếu dùng khấu trừ khai lam 65.000 yên, xác nhận trong thời gian dùng thử rằng bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh xuất ra đúng.
4. ④ Hỗ trợ phát hành hóa đơn đủ điều kiện và hóa đơn bán hàngNếu là Doanh nghiệp phát hành hóa đơn đủ điều kiện, kiểm tra có tính năng phát hành hóa đơn đủ điều kiện không. Có thể tạo và quản lý hóa đơn trong phần mềm giúp tích hợp với việc ghi sổ, rất tiện lợi.
5. ⑤ Chất lượng hỗ trợ và điều khoản hủyThử thời gian phản hồi và chất lượng của hỗ trợ qua chat, điện thoại, và email. Nhiều dùng thử miễn phí tự động chuyển sang gói trả phí sau khi hết hạn, vì vậy hãy xác nhận quy trình và thời điểm hủy trước và ghi vào lịch.

Sau khi quyết định "Tôi sẽ tiếp tục dùng phần mềm này" sau dùng thử miễn phí, hãy làm theo các bước tiếp theo để nhận hoàn tiền qua cổng và hoàn tiền thanh toán.

Đăng ký/hợp đồng qua cổng và thanh toán năm: cách nhận hoàn tiền

Khi đã quyết định phần mềm muốn dùng, đã đến lúc tận dụng trang tích điểm. Điều kiện đủ tư cách để nhận hoàn tiền qua cổng của phần mềm kế toán khác nhau đáng kể giữa "chỉ đăng ký" và "cần hoàn thành hợp đồng gói trả phí." Xác nhận trước là điều cần thiết.

Một bí quyết để tối đa hóa hiệu quả của phần mềm kế toán là giữ thẻ tín dụng và tài khoản ngân hàng cho kinh doanh tách riêng với cá nhân. Dồn các khoản thanh toán kinh doanh vào một thẻ và một tài khoản liên kết với phần mềm kế toán giúp ghi sổ tự động không lẫn với chi tiêu cá nhân, làm việc quản lý chi phí dễ hơn hẳn ngay lập tức. Hơn nữa, làm cho thẻ kinh doanh là loại có hoàn điểm sẽ đặt một khoản hoàn điểm lên chính các khoản thanh toán chi phí. Việc phát hành thẻ kinh doanh mới đôi khi là ưu đãi giới thiệu của trang tích điểm, cho phép bạn lấy cả hoàn điểm phát hành lẫn hoàn điểm thanh toán hằng ngày (bài phát hành thẻ). Tuy nhiên, chỉ lấy số thẻ cần, một cách có kế hoạch. Việc phán đoán cái gì có thể là chi phí liên quan đến vấn đề thuế, nên hãy hỏi chuyên gia nếu phân vân.

Các lỗi đặc thù của phần mềm kế toán — và cách tránh

• Chọn phần mềm "thân thiện với người mới" nhưng không hiểu được bút toán kép cần thiết cho khấu trừ khai lam 65.000 yên: Ngay cả phần mềm thân thiện với người mới như freee cũng yêu cầu hiểu các khái niệm bút toán kép để dùng khấu trừ khai lam 65.000 yên. Phần mềm sẽ hướng dẫn các bước, nhưng nếu bạn hoàn toàn không hiểu ý nghĩa của ghi sổ, bạn không thể phán đoán cách sửa lỗi. Nên tìm hiểu cơ bản về khai lam trước, rồi mới sử dụng phần mềm.
• Phát hiện ngân hàng chính mình dùng không thể tự động liên kết: Danh sách tổ chức tài chính có thể liên kết khác nhau theo phần mềm. Nhiều người ký hợp đồng mà không kiểm tra trong thời gian dùng thử liệu ngân hàng hoặc thẻ tín dụng chính của mình có trong danh sách liên kết không — kết quả là phải nhập thủ công rất nhiều. Luôn kiểm tra danh sách tổ chức tài chính được hỗ trợ trước khi ký hợp đồng.
• Chọn gói không hỗ trợ hóa đơn đủ điều kiện: Đã là Doanh nghiệp phát hành hóa đơn đủ điều kiện, nhưng không chú ý khi ký hợp đồng rằng gói đó không hỗ trợ phát hành hóa đơn đủ điều kiện, hoặc tính năng hóa đơn tốn thêm phí. Khi chọn gói, luôn xác nhận "có bao gồm hỗ trợ hóa đơn đủ điều kiện và tính năng phát hành hóa đơn không?"
• Dùng thử miễn phí kết thúc và tự động chuyển sang trả phí: Nhiều dùng thử miễn phí tự động chuyển sang gói trả phí sau khi hết hạn. Xác nhận phương thức hủy trong thời gian dùng thử, và nếu không có kế hoạch tiếp tục, hãy ghi hạn chót hủy vào lịch — đây là bước cơ bản.
• Đăng ký mà không đi qua cổng, hoàn tiền bằng 0: Điều kiện đủ tư cách là "hoàn thành hợp đồng gói trả phí," nhưng chỉ hoàn thành đăng ký miễn phí, khiến tracking qua cổng không ghi nhận. Ngoài ra, nếu đợi quá lâu sau khi nhấp qua cổng rồi mới đăng ký, phiên có thể hết hạn và việc đi qua cổng bị vô hiệu. Hoàn thành đăng ký ngay lập tức sau khi nhấp qua cổng.

Từ điển mini — thuật ngữ phần mềm kế toán

Dưới đây là các thuật ngữ nền tảng cho luồng của bài này: "chọn phần mềm phù hợp cách khai báo và quy mô kinh doanh mà bạn có thể tiếp tục dùng, rồi xếp chồng hoàn tiền qua cổng và hoàn tiền thanh toán lên hợp đồng đó." Phí, ưu đãi, và quy định thay đổi theo thời gian — kiểm tra mới nhất tại từng trang chính thức và tại Pointnavi. Các phán đoán thuế cụ thể hãy tham khảo kế toán thuế hoặc chuyên gia khác.

Thuật ngữ, phí, và quy định có thể thay đổi. Hãy tham khảo chuyên gia cho các phán đoán cụ thể. Bài liên quan: bài cách khai thuế · bài tự do/chủ doanh nghiệp cá thể · bài app hộ gia đình.

Câu hỏi thường gặp